Asamblea General Ordinaria online: ¿qué hay que tener en cuenta?
La Asamblea General de una asociación es el máximo órgano soberano de la entidad y forman parte todas las personas asociadas. Para poder realizar Asambleas Generales o la Junta Directiva de forma telemática y que tengan validez, es necesario tenerlo expresamente regulado en los estatutos de la entidad. También la regulación de la posibilidad de tomar acuerdos sin reunión. Esto es, habrá que hacer una modificación de los estatutos que regule estas posibilidades. En este artículo se recogen una serie de herramientas y de ideas para facilitarle la preparación de una asamblea online!
Si desea conocer más a fondo las funciones y cómo convocar y celebrar una Asamblea Generalconsulte el siguiente artículo:
Antes de la Asamblea General
- Buscar una plataforma que tenga suficiente capacidad para aceptar la totalidad de las socias:
- Zoom: para acceder a esta herramienta será necesario descargar el aplicativo y abrir el enlace del canal. Zoom ofrece sólo de forma gratuita conversaciones de 100 personas en una misma videoconferencia y durante 40 minutos. También permite compartir pantalladisponer de un chat propiograbar la conversación, cambiar el fondo de la videollamada y pedir el turno de palabra. En la versión de pago también puedes descargar el chat, dividir la reunión en diferentes grupos y hacer votaciones.
- Jitsi: herramienta de software libre y código abierto que permite realizar videoconferencias sin necesidad de registrarsesólo entrando en el enlace del canal. Se pueden hacer videollamadas de forma gratuita sin límite de tiempo ni de participantes, aunque en la versión gratuita puede que no funcione muy bien ser muchas participantes. También permite compartir pantallahablar por chatcalcular la estadística de las intervenciones y pedir el turno de palabra. Para acceder a ellos desde dispositivos móviles, sí es necesario descargarse la aplicación.
- Google Meet: éste es el servicio de videollamadas de Google, y para utilizarlo es necesario tener una cuenta de Google. En la versión gratuita se pueden hacer videollamadas con un máximo de 100 personas y sin límite de tiempo. También ofrece funcionalidades como compartir la pantalladispone de un chat propio y se puede pedir turno de palabra y realizar encuestas y preguntas (estas dos últimas las están implementando en la versión gratuita).
- Buscar una modo ágil y transparente para hacer votaciones:
- Puede utilizar la funcionalidad para hacer votaciones de la plataforma que está utilizando.
- Puede utilizar Loomio, Mastodon o Decidimosque son herramientas libres para crear discusiones online, votaciones y decisiones colectivas.
- Puede utilizar un formulario Google o el correo electrónico.
- Si es una entidad que aglutina a otras entidadesserá necesario tener presente quién es la representante de la entidad que votará. Se puede preguntar en las inscripciones para así identificarlas al inicio de la Asamblea para hacer el recuento de votos y tener el quórum de una forma rápida.
- Para hacer las votaciones será más fácil si las socias que votan disponen cada una de un ordenador.
- Buscar un espacio para montar la mesa de la Junta y retransmitir la Asamblea desde allí. Si es necesario, se puede montar un streaming de la mesa para Youtube o Twitch para que pueda seguirlo gente externa o personas antiguas de la entidad. Habrá pues que tener una cámara y micros para la mesa.
- Facilitar con antelación el enlace acceso a la videoconferencia y fomentar la puntualidad.
- Preparar soportes visuales por la explicación de los puntos del orden del día. Hay que tener en cuenta quién compartirá la pantalla con los soportes visuales, puede realizarlo una trabajadora, una persona antigua o externa a la entidad que le apoye. Debe tener en cuenta que cuando se comparta la pantalla será lo que verán principalmente las socias.
- Tratar sólo los puntos imprescindiblesy evitar hacerla muy larga. Le ayudará crear una escaleta por el cumplimiento de los tiempos previstos, las responsabilidades de cada una y el seguimiento de los soportes visuales. Puede utilizar la ‘Plantilla de escaleta para una AGO‘ (CRAJ).
- Redactar un breve mensaje por el chat del funcionamiento de la videoconferencia y instrucciones de la Asamblea: forma que le interesa que se visione la pantalla de las participantes, como desea que se identifiquen las personas que se conectarán, etc.
- Garantizar que todas las personas puedan participarque dispongan de una buena conexión y una buena calidad del sonido y de la imagen. También se puede preguntar en las inscripciones.
- Hacer una prueba antes de la Asamblea para ver qué aspectos se pueden mejorar.
Durante la asamblea
Para facilitar el recuento de votos, se puede pedir apoyo a alguna ex miembro de la entidad, a una persona trabajadora oa alguien externo, que ayude a identificar claramente a las personas asistentes. La persona moderadora también tendrá que tener presente elorden de las manos levantadas de las asociadasya sea utilizando la opción de levantar la mano de la plataforma escogida o bien gestionando los turnos de palabra a través del chat. Para favorecer una buena escucha y evitar interrupciones, puede ser útil mantener apagados los micrófonos de las personas que no estén interviniendo.
Asimismo, para llevar a cabo una asamblea online hay que tener en cuenta otras consideraciones que, en realidad, son comunes a cualquier tipo de AGO y que contribuyen a su buen funcionamiento, independientemente del formato presencial o virtual.
Otros recursos de interés
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