Organización de una calçotada o almuerzo popular

Este artículo forma parte de una serie de artículos sobre eventos. Consulta el resto de artículos en ‘Organización de eventos: todo lo que hay que saber‘ (CRAJ).

Las calçotadas y almuerzos populares son actividades que en los barrios de la ciudad de Barcelona generan espacios de construcción de comunidad y red vecinal. Las asociaciones son a menudo quienes preparan y dinamizan estas actividades, con la voluntad de ofrecer a los vecinos y vecinas un espacio diferente desde el que hacer barrio.

Ahora bien, organizarlas supone un esfuerzo logístico y una inversión de tiempo importante de muchas personas. Para facilitar esta tarea, en este artículo se detalla todo lo que hay que saber para planificar y realizar una buena calçotada o almuerzo popular, poniendo énfasis en las peculiaridades de las calçotadas!

Organización general

Las calçotadas y almuerzos populares son actos donde es necesario tener una gran cantidad de procesos controlados, puesto que se llevan a cabo simultáneamente diversas tareas. Por este motivo, es muy importante que se plantee cómo se organizará, qué comisiones hará y quién se encargará de qué. Sin embargo, primero es interesante tener clara la escaleta del día, donde se define la cronología de actividades y procesos que ocurrirán. Para ello, puede utilizar la ‘Plantilla de escaleta de acto o evento‘ (CRAJ)!

También es interesante poder organizar el acto desde una mirada sostenibleteniendo en cuenta esta perspectiva en todos los ámbitos del evento, así como reducir los residuos y evitar el derroche de alimentos en las comidas de la entidad.

En cuanto a la organización en sí, a continuación se presenta una propuesta organizativa básica por comisiones que puede utilizar de ejemplo. Cada comisión será la responsable de ese ámbito durante la preparación, durante el acto o en ambos casos. Evidentemente, tendrá que realizar las adaptaciones y cambios que considere en función de qué escaleta tenga programada y la forma que se quiera organizar. A continuación se muestra una propuesta genérica de comisiones:

• Comisión burocracia y coordinación: asume las tareas relacionadas con los permisos y la relación con distrito. Además, puede coordinar a todas las organizadoras del acto durante el día en cuestión (turnos de barra, de cocina, de compra, etc.), dependiendo de cuáles delegue a otras comisiones.

• Comisión logística: son las personas que gestionan el recibimiento de los materiales que proporciona el ayuntamiento, así como se encargan del alquiler del material como equipos de sonido y luces y la compra de otros materiales fungibles necesarios para llevar a cabo el acto. Esta comisión también tendrá que tener en cuenta la gestión de residuos y otros elementos cotidianos como aseos, si no los proporciona el ayuntamiento.

• Comisión comida y barra: se encargan de contactar con los proveedores, hacer la previsión y compra de la comida y bebida que se necesite, así como buscar a alguien que ceda o alquile la barra en su caso (en este caso, muchos proveedores de bebidas lo ofrecen). En cuanto a la comida, es importante procurar reducir el desperdicio de alimentos y, para ello, puede seguir algunas ideas del artículo enlazado. También será necesario que esta comisión tenga una comunicación fluida con la logística para coordinar aquellos materiales compartidos, puntos de luz, etc. En las calçotadas es importante que planifique turnos de montaje de las parrillas, preparación de la leña, encendido del fuego, cocción de los calçots y empaquetado una vez cocidos.

• Comisión de actividades: más allá de la comida en cuestión, es interesante hacer actividades durante el día e incluso alargarlo hacia la noche; esta comisión se encarga de pensarlas y organizarlas. También se puede dividir en dos comisiones, una encargada de las actividades de día y otra de las actividades de noche o conciertos. Una de las actividades que se puede dinamizar es un concurso de salsas (romesco, alioli…) para hacer partícipes a las personas asistentes al acto y descargar una tarea de cocina, por pequeña que sea, en la organización.

• Comisión de comunicación y decoración: para promocionar el acto será necesario que alguien se encargue de realizar un cartel, vídeos en redes o material físico para difundir la actividad. Además, hay que tener en cuenta que también puede aprovechar la jornada para daros a conocer como asociación en el barrio: puede hacer pancartas, carteles u otros elementos que decoren el espacio y den a conocer su tarea. Para profundizar en cómo hacer una buena difusión de la actividad, puede consultar el artículo de ‘Comunicación y difusión de eventos‘ (CRAJ).

Burocracia y trámites

Para poder realizar el acto en el espacio público será necesario que cuente con un permiso que otorga el ayuntamiento. Para saber qué tipo de permiso necesita puede consultar el artículo ‘Tipo de licencias de actividad en la vía pública‘ (CRAJ).

Generalmente como asociación juvenil se pedirá la licencia por espectáculos públicos y actividades recreativas en la vía pública para actos inferiores a 1000 personas que deberemos obtener a través deeste trámite. Lo que debe tener en cuenta es que tanto una calçotada como una comida popular son actividades con fuego y, por tanto, es necesario especificar correctamente dónde situará el fuego y cómo lo hará (con quemador, en el suelo, etc.).

¿Y si no se sale? Desde el CRAJ podemos acompañar en la preparación del acto y en los trámites por el uso del espacio público!

Alquiler y cesión de material

En cuanto al material necesario para cocinar a los eventos, recuerde que desde el CRAJ ofrecemos un servicio de alquiler y cesión de material para entidades ¡que puede ser de mucha utilidad! Disponemos de sartenes y quemadores de alquiler, y también de diferentes materiales en cesión gratuita como vasos, vajilla (platos de plástico duro y cubiertos), jarras, tokens (fichas por consumiciones) para barras, lavavasos, carteles de reciclajey mucho más!

Por otra parte, en la página de ‘Alquiler y cesión de material de otras entidades‘ puede consultar una recopilación de entidades que hacen alquiler, cesión gratuita o venta de materiales dirigidos también a asociaciones y colectivos de jóvenes de la ciudad, por si no encuentra lo que necesita en nuestro catálogo. Destacamos sobre todo el servicio de préstamo de vajilla reutilizable del Ayuntamiento de Barcelonaque a través de Femarego y Alcilse ofrece la cesión gratuita de vajilla (vasos, platos, cubiertos, jarras, copas, porrones, tazas, etc.) para un máximo de 600 comensales. El servicio incluye la limpieza posterior de la vajilla solicitada.

Elementos a tener en cuenta durante el acto

Con todo el trabajo previo llevado a cabo por las comisiones, es importante también que los días previos haya organizado correctamente el recibimiento de los pedidos de bebida y comida y haber avanzado lo máximo posible las tareas relacionadas con la cocina. También que tenga controlado todo el material de infraestructuras y, a ser posible, lo tenga listo algún día antes para evitar imprevistos. Para facilitar toda la logística del día es importante que cuente con un vehículo grande como una furgoneta que le facilite mover todos los materiales.

En montar el espacio de cocinaes necesario asegurarse de que las barbacoas, fuegos o planchas están situadas en espacios ventilados, sin arbolado encima o cerca y separadas del público por vallas u otros elementos. Si el fuego se hace directamente en el suelo como en el caso de algunas calçotadas, habrá que disponer de una base protectora entre el suelo y el fuegopor ejemplo una capa de sablón o arena de un cierto grosor (algunas recomendaciones indican 25 cm). Según la normativa de protección civil, es necesario disponer de punto de agua cerca y extintor. También algunos documentos municipales que afectan a distritos concretos lo indican.

Durante el proceso de cocinar la comida deberemos tener en cuenta estas consideraciones:

• Las superficies y útiles de contacto con los alimentos deben estar en buen estado y ser fáciles de lavar y desinfectar.
• Los productos alimenticios deberán exponerse previniendo su contaminación. No podrán estar en contacto con el suelo y tendrán que estar protegidos en envases adecuados.
• Habrá que disponer de los medios adecuados para la recogida, almacenamiento y eliminación de los residuos sólidos y líquidos. El contenedor de orgánica deberá funcionar con pedal. También puede consultar algunas otras recomendaciones para gestionar los residuos de un evento.
  
• Habrá que tener material de limpieza y desinfección de los utensilios de cocina.
• Se dispondrá de material (como neveras) para el mantenimiento y control de las condiciones de temperatura de los alimentos. Los alimentos congelados a -18ºC, los refrigerados a 4ºC y los calientes a 65ºC.
• No se utilizarán guantes de látex, se utilizarán los de vinilo.
• Se separará la comida cruda del cocido, así como evitará la contaminación ambiental para reducir la contaminación cruzada de los alimentos. Hay que prestar especial atención con las superficies de corte, manipulación y útiles.
• En el caso de las calçotades, habrá que disponer de mucho papel de periódico para envolver las raciones de calçots.
• Si hace fuego o brasa, se recomienda disponer de pañuelos, mascarillas o similar para prevenir la inhalación de humo, así como protección por los ojos.

Durante el día del acto es necesario ir con tiempo y empezar el montaje aproximadamente tres horas antes que empiecen las actividades, para tener a punto cuando sea la hora laequipo de sonido, mesas, sillas, vallas; lo que haga falta!

En cuanto al fuego, en caso de disponer de ellos, recomendamos encenderlo con antelación suficiente dependiendo de la cantidad de comida que debamos cocinar, el tipo y el número de fuegos que tengamos. En el caso de los calçots, tenga en cuenta el número de tandas que tendrá que hacer y el ritmo que puede asumir. Además, en el caso de las calçotadas deberá haber decidido si sube los calçots o no para cocinarlos. En caso de que necesite, tendrá que haber empezado unos días antes a hacerlo, ya que es una tarea entretenida.

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