Asamblea General Ordinaria: pasos para organizarla

La Asamblea General de una asociación es el máximo órgano soberano de la entidad y forman parte todas las personas asociadas. El AGO, la Asamblea General Ordinaria, es aquella que debe celebrarse al menos una vez al año y dentro de los seis primeros meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio. Si necesita organizar una y no tiene muy claro cómo hacerlo, este artículo le ayudará a hacer una buena planificación de su AGO!

Si desea conocer más a fondo las funciones y cómo convocar y celebrar una Asamblea Generalconsulte el siguiente artículo:

Antes del AGO

A la hora de preparar una Asamblea General Ordinaria es importante intentar garantizar la asistencia de todas las personas involucradas en la entidad. Por eso, es recomendable informar lo antes posible de la fecha de celebración del AGO para que las socias puedan reservársela con tiempo. Además del canal habitual y formal de convocatoriapuede reforzar la difusión a través de las redes sociales de una manera atractiva y original, utilizando un lema que ayude a dinamizar la participación.

Siempre que los estatutos no lo impidan, también es recomendable no celebrar la Asamblea siempre en la sede de la entidad. Especialmente en aquellos casos en los que existen socias repartidas por diferentes puntos del territorio catalán, puede ser interesante ir rotando el lugar de celebración por diversas ciudades, favoreciendo así una participación más equitativa. Si necesita alquilar materiales para la celebración del AGO consulte el material del CRAJ.

Otro aspecto clave es elelaboración de un manual del AGO que recoja los elementos formales y básicos del funcionamiento de la Asamblea, tales como la normativa interna de votación, las formas de intervención o los criterios de toma de decisiones. Este documento puede quedar recogido dentro del reglamento de régimen interno de la entidad.

Antes o después de la Asamblea, puede aprovechar para generar espacios más informalescomo un pica-pica, que ayuden a fomentar el sentimiento de pertenencia de las personas asociadas ya reforzar su vínculo con la entidad. Igualmente, puede impulsar otros espacios participativoscomo mesas de trabajo o sesiones formativas, para abordar demandas de los miembros o necesidades detectadas a lo largo del año. También puede ser una buena ocasión para organizar un acto público que permita realizar red con el territorio y con entidades colaboradoras.

La Junta Directiva y las personas implicadas en la preparación de la Asamblea deben tener muy claro qué papel desarrollarán antes, durante y después de su celebración. En este sentido, elaborar una escalerilla del AGO ayudará a cumplir los tiempos previstos y definir las responsabilidades de cada una durante el desarrollo de la sesión.

En cuanto a los puntos del orden del díaes recomendable prepararlos con una mirada ágil y evitar el exceso de formalismo a la hora de explicar aquellos aspectos más pesados, teniendo en cuenta que, en principio, las socias ya han podido consultar la documentación previamente (ejecución presupuestaria, presupuesto, memoria de actuación…). El uso de materiales de soporte visual puede facilitar su comprensión y, en caso de que existan puntos especialmente sensibles o conflictivos, habrá que exponerlos con claridad, favoreciendo un espacio abierto a preguntas y aclaraciones. Así pues, es imprescindible enviar toda la documentación con antelaciónya que esto facilita la valoración previa de los temas a tratar y permite que las socias puedan presentar enmiendas o proponer posicionamientos. Esta documentación se puede enviar a través de los canales internos de la entidad o bien colgarla en la página web.

También es importante pensar una distribución del espacio que sea poco jerárquicacomo en círculo o semicírculo, de modo que todas las personas participantes puedan verse las caras. El espacio debe ser adecuado tanto al número de personas asistentes como al momento vital en el que se encuentra la entidad.

Por último, conviene definir algunos ítems o indicadores que permitan evaluar la Asamblea una vez finalizadacon el objetivo de detectar puntos de mejora y reforzar aquellos aspectos que mejor han funcionado.

Durante la asamblea

Durante el desarrollo de la Asamblea, es importante procurar un trato cercano con todas las socias y, en la medida de lo posible, intentar conocer su mayoría, favoreciendo así un clima de confianza y participación. Al mismo tiempo, no se olvide hacer un listado con las personas asistentes y recoger el número de votosya que esta información deberá constar en el acta de la Asamblea. Para facilitar el recuento de votos, puede utilizar la Plantilla de Libro de socias (CRAJ).

El papel de la persona moderadora es clave, puesto que es quien dirige la sesión y garantiza que todas las personas asistentes puedan tomar la palabra. Por este motivo, es necesario que marque el ritmo de la AGO desde una posición de neutralidad, velando por el buen desarrollo de los debates. Siempre que los estatutos no establezcan lo contrario, puede ser una buena opción que esta tarea sea asumida por una persona de confianza que no esté implicada en la gestión cotidiana de la entidad.

Después del AGO

Una vez finalizada la Asamblea, es necesario pasar elacta del AGO en limpio y hacerla llegar a las socias al poco tiempo de su celebración. Para facilitar esta tarea, puede grabar la sesión y utilizar la grabación como soporte para revisar y completar el acta con mayor precisión.

En caso de que durante la Asamblea se hayan tomado decisiones relevantes, como la renovación de la Junta Directivael cambio de domicilio social o la modificación de los estatutoses importante recordar hacer los trámites correspondientes para que estas decisiones queden debidamente inscritas en el Registro de Asociaciones.

Por último, tenga presente que, si a lo largo del año surge la necesidad de tratar otras cuestiones con las socias, siempre se puede convocar una Asamblea General Extraordinaria.

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